-
x
-
x
Trang trí Summer Festival Nha Trang không đơn giản là dựng một backdrop nhiều màu, đặt vài mô hình nhiệt đới rồi bổ sung sân khấu, âm thanh và ánh sáng. Với một chương trình dành cho doanh nghiệp, resort, khách sạn hoặc thương hiệu, phần trang trí phải làm được nhiều việc cùng lúc: tạo không khí mùa hè, làm nổi bật hình ảnh thương hiệu, dẫn khách vào đúng không gian cần trải nghiệm và tạo ra những góc hình đủ đẹp để sự kiện tiếp tục được nhắc đến sau khi chương trình đã kết thúc.
Điểm khó nằm ở chỗ Summer Festival vốn là loại hình sự kiện rất dễ trở nên rực rỡ nhưng cũng rất dễ bị rối. Nếu màu sắc quá nhiều, mô hình quá dày và logo xuất hiện ở mọi vị trí, không gian sẽ mất đi sự sang trọng. Ngược lại, nếu tiết chế quá mức, chương trình lại thiếu không khí lễ hội. Một phương án tốt phải tìm được điểm cân bằng giữa sự sôi động của mùa hè và độ chỉn chu cần có của một sự kiện doanh nghiệp.
Tại Nha Trang, bài toán này còn liên quan trực tiếp đến không gian tổ chức. Một Summer Festival diễn ra trong ballroom khách sạn sẽ được xử lý khác hoàn toàn với chương trình trên bãi cỏ resort, khu vực hồ bơi, quảng trường, sân ngoài trời hay không gian sát biển. Ánh sáng tự nhiên, hướng nhìn của khách, khoảng lùi sân khấu, lối vận chuyển thiết bị và thời gian chuyển từ ban ngày sang ban đêm đều ảnh hưởng đến cách thiết kế.
Nhatrangevent tiếp cận trang trí lễ hội mùa hè theo hướng đó. Thay vì bắt đầu bằng việc hỏi khách muốn backdrop kích thước bao nhiêu, đội ngũ tập trung làm rõ chương trình dành cho ai, khách sẽ đến từ hướng nào, khu vực nào cần trở thành tâm điểm, hình ảnh nào doanh nghiệp muốn khách nhớ và ngân sách cần được ưu tiên vào đâu. Đây là nền tảng để một Summer Festival vừa có hình ảnh đẹp, vừa khả thi khi thi công và không tiêu tiền vào những phần ít tạo ra giá trị.
Khách tham dự không nhìn một Summer Festival theo bản vẽ mặt bằng. Họ cảm nhận chương trình theo từng bước chân. Điểm đầu tiên có thể là cổng chào, tiếp theo là khu vực check-in, sau đó mới đến sân khấu, bàn tiệc, khu trò chơi hoặc booth trải nghiệm. Vì vậy, một không gian đẹp trên bản thiết kế nhưng thiếu sự kết nối giữa các điểm chạm vẫn có thể tạo cảm giác rời rạc khi đưa vào sử dụng.
Trang trí Summer Festival chuyên nghiệp cần có một đường dây hình ảnh xuyên suốt. Màu chủ đạo xuất hiện ở cổng cần được tiếp tục tại photobooth, sân khấu và các chi tiết nhận diện nhỏ hơn. Kiểu chữ, họa tiết, hình khối và cách đặt logo cũng cần cùng một ngôn ngữ. Khách không nhất thiết nhận ra từng chi tiết này, nhưng họ sẽ cảm nhận được tổng thể có chỉn chu hay không.
Một lỗi thường gặp khi decor Summer Festival là cố gắng làm mọi vị trí đều nổi bật. Cổng phải lớn, backdrop phải lớn, booth phải nhiều màu, sân khấu lại tiếp tục sử dụng rất nhiều hiệu ứng. Kết quả là mắt người tham dự không biết nên tập trung vào đâu.
Cách xử lý tốt hơn là tạo nhịp cho không gian. Khu đón khách giúp giới thiệu chủ đề. Photobooth là nơi thương hiệu và cảm xúc được đẩy lên rõ hơn. Sân khấu trở thành điểm mạnh nhất khi chương trình chính bắt đầu. Những khu vực kết nối giữa các điểm này nên được tiết chế để khách có khoảng nghỉ thị giác.
Chính khoảng trống mới giúp những hạng mục quan trọng trông đắt giá hơn. Một không gian có ít chi tiết nhưng đúng tỷ lệ thường mang cảm giác cao cấp hơn một mặt bằng được phủ kín bằng mô hình và ấn phẩm.
Với Summer Festival doanh nghiệp, logo chắc chắn cần xuất hiện. Tuy nhiên, việc lặp logo liên tục ở mọi mảng trang trí không đồng nghĩa với nhận diện tốt hơn. Trong nhiều trường hợp, cách đó còn khiến hình ảnh bị nặng tính quảng cáo và làm giảm cảm giác sang trọng.
Nhatrangevent thường ưu tiên những vị trí có khả năng xuất hiện nhiều trong ảnh và video. Logo trên backdrop check-in cần đủ rõ khi khách đứng phía trước. Logo sân khấu cần có tỷ lệ phù hợp với màn hình và khoảng cách nhìn. Booth activation cần giúp khách nhận ra thương hiệu ngay khi tiếp cận. Những khu vực còn lại có thể sử dụng màu sắc, họa tiết hoặc ngôn ngữ hình ảnh của thương hiệu thay vì tiếp tục đặt logo.
Khi doanh nghiệp nói cần tối ưu chi phí trang trí Summer Festival, điều đó không có nghĩa mọi hạng mục đều phải giảm giá hoặc chuyển sang vật liệu rẻ hơn. Cắt ngân sách đồng đều thường là cách nhanh nhất làm chất lượng toàn bộ sự kiện đi xuống.
Phương án hợp lý hơn là chia không gian theo mức độ ảnh hưởng. Có những khu vực khách nhìn thấy hàng trăm lần, xuất hiện trong gần như toàn bộ album hình ảnh và video của chương trình. Cũng có những vị trí chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Hai nhóm này không nên nhận cùng một mức đầu tư.
Cổng chào sự kiện Nha Trang thường nằm ở khu vực khách bắt đầu tiếp xúc với chương trình. Hạng mục này không nhất thiết phải cầu kỳ nhưng cần đủ rõ để người tham dự biết mình đã bước vào đúng không gian của sự kiện.
Điểm quan trọng không chỉ là chiều ngang hay chiều cao của cổng. Cần xét khoảng cách khách bắt đầu nhìn thấy, hướng di chuyển, màu nền phía sau và những vật thể có thể che khuất. Một cổng chào đặt giữa không gian rộng cần hình khối mạnh hơn một cổng nằm trong lối vào khách sạn. Nếu dựng cạnh biển hoặc trên bãi cỏ trống, kết cấu cũng phải được tính khác so với setup trong nhà.
Backdrop Summer Festival là một trong những hạng mục dễ bị đánh giá sai nhất. Trên file thiết kế, tất cả chi tiết đều nhìn thấy rõ. Nhưng khi chương trình bắt đầu, khách đứng phía trước sẽ che mất một phần đáng kể của backdrop.
Vì vậy, logo, tên chương trình và những chi tiết nhận diện quan trọng không nên đặt ở đúng vùng thường bị người đứng che. Thiết kế cũng phải tính đến nhóm hai người, nhóm năm người hoặc nhóm đông hơn. Nếu chỉ đẹp khi backdrop đứng một mình thì chưa phải một thiết kế phục vụ sự kiện thực tế.
Khoảng lùi để chụp cũng quan trọng không kém. Một photobooth rất lớn đặt trong hành lang hẹp có thể khiến khách không thể lấy được toàn bộ khung hình. Ngược lại, một backdrop quá nhỏ giữa khuôn viên rộng lại dễ bị cảnh quan xung quanh nuốt mất.
Photobooth không nên chỉ là một bức tường mang logo. Nếu có đủ diện tích, thiết kế có thể tạo chiều sâu bằng các lớp hình khối, bục đứng, mô hình, khung nhìn hoặc một chi tiết tương tác nhỏ. Khi khách có vị trí để đứng, ngồi, tựa hoặc tương tác, hình ảnh tạo ra cũng tự nhiên hơn.
Điều này đặc biệt quan trọng với chương trình dành cho nhân viên hoặc khách hàng trẻ. Một khu check-in tốt có thể trở thành nơi đông khách ngay từ khi chương trình chưa chính thức bắt đầu, thay vì phải nhờ MC liên tục nhắc mọi người đến chụp ảnh.
Sân khấu sự kiện Nha Trang thường được khách hàng quan tâm nhiều vì đây là nơi diễn ra phần chính của chương trình. Tuy nhiên, sân khấu lớn không đồng nghĩa với sân khấu đẹp. Tỷ lệ phải phù hợp với số lượng khách, chiều sâu địa điểm, chương trình biểu diễn và loại thiết bị được sử dụng.
Nếu sử dụng màn hình LED lớn, thiết kế hai bên nên biết tiết chế để phần hình ảnh động có không gian phát huy hiệu quả. Nếu chương trình không cần LED, backdrop sân khấu có thể sử dụng hình khối và ánh sáng để tạo chiều sâu. Nếu có band nhạc, DJ, tiết mục nhảy hoặc trình diễn tập thể, diện tích biểu diễn phải được tính ngay từ đầu chứ không thể chỉ xem sân khấu như một mặt tiền để trang trí.
Biển là một lợi thế rất lớn của Nha Trang, nhưng cũng chính vì vậy mà nhiều thiết kế sự kiện mùa hè dễ rơi vào cùng một công thức. Màu xanh, lá nhiệt đới, cây dừa, mặt trời, ván lướt sóng và phao bơi xuất hiện liên tục khiến các chương trình khác thương hiệu nhưng lại có cảm giác khá giống nhau.
Concept tốt không nên bắt đầu từ câu hỏi “mùa hè có biểu tượng gì”, mà nên bắt đầu từ “thương hiệu muốn mùa hè của mình trông như thế nào”. Một thương hiệu trẻ có thể cần không gian giàu năng lượng. Một doanh nghiệp cao cấp có thể cần phong cách resort thanh lịch. Một chương trình nội bộ lại cần ưu tiên cảm giác gần gũi, vui và dễ tham gia.
Sang trọng không đồng nghĩa với màu tối hoặc vật liệu đắt tiền. Trong không gian mùa hè, những gam sáng, màu cát, màu kem, xanh sâu, xanh ngọc, cam cháy hoặc một màu nhận diện riêng của thương hiệu đều có thể tạo hiệu quả nếu được phối đúng tỷ lệ.
Điểm quan trọng là không để mọi màu cùng tranh nhau nổi bật. Nên có màu chính giữ vai trò nền, một hoặc hai màu hỗ trợ và một nhóm màu dùng để tạo điểm nhấn. Khi bảng màu được kiểm soát, backdrop, booth, sân khấu và các ấn phẩm dù sử dụng vật liệu khác nhau vẫn giữ được cảm giác cùng một hệ.
Có những phương án nhìn rất đẹp trên phối cảnh nhưng khó thi công, cần quá nhiều lớp vật liệu hoặc phát sinh chi phí lớn khi đưa ra hiện trường. Đây là lúc kinh nghiệm sản xuất và trang trí sự kiện trở nên quan trọng.
Ngay từ khi thiết kế, đội ngũ cần biết chi tiết nào sẽ in, chi tiết nào cần cắt CNC, khu vực nào cần tạo khối, phần nào nên sử dụng kết cấu khung và phần nào có thể tinh giản. Làm được điều này giúp bản thiết kế không chỉ đẹp để duyệt mà còn sát với sản phẩm khách thực sự nhận được.
Summer Festival tại Nha Trang thường có lợi thế về cảnh quan và không gian mở. Nhưng càng mở, khâu thi công càng cần được tính kỹ. Gió, ánh nắng, bề mặt nền, vị trí cấp điện, khoảng cách vận chuyển và thời gian cho phép setup đều có thể thay đổi phương án ban đầu.
Một mô hình đứng tốt trong showroom chưa chắc phù hợp khi đưa ra khu vực thoáng. Một backdrop có diện tích mặt lớn cần cách gia cố khác với backdrop đặt sát tường. Một hệ đèn trang trí đẹp lúc 19 giờ có thể gần như không tạo hiệu ứng khi khách bắt đầu check-in từ 16 giờ.
Trong sự kiện ngoài trời, kích thước càng lớn thì phần kết cấu càng phải được xem xét nghiêm túc. Không nên vì muốn backdrop hoành tráng hơn mà chỉ tăng chiều cao hoặc chiều ngang trên file thiết kế. Cách dựng, diện tích mặt cản gió, điểm neo, chân đế và khu vực khách có thể tiếp cận đều cần được tính cùng lúc.
Đây cũng là lý do Nhatrangevent ưu tiên khảo sát địa điểm trước khi chốt những hạng mục có kích thước lớn. Có những vị trí chỉ cần điều chỉnh hướng đặt vài chục độ đã thay đổi đáng kể góc nhìn của khách và cách kết cấu chịu tác động từ môi trường.
Một vị trí photobooth nhìn rất đẹp lúc khảo sát buổi sáng chưa chắc phù hợp vào thời điểm khách đến. Nếu ánh nắng chiếu trực diện vào mắt khách hoặc từ phía sau quá mạnh, hình ảnh chụp sẽ khó kiểm soát. Vì vậy, thời gian chương trình bắt đầu cũng cần được tính khi lựa chọn hướng backdrop và khu check-in.
Đối với chương trình bắt đầu cuối chiều và kéo dài đến tối, cách tốt nhất là coi ánh sáng tự nhiên và ánh sáng nhân tạo như hai giai đoạn của cùng một thiết kế. Ban ngày dựa vào màu sắc, vật liệu và hình khối. Khi trời tối, ánh sáng tiếp tục làm nhiệm vụ tạo chiều sâu và chuyển không gian sang trạng thái lễ hội rõ hơn.
Khách hàng thường sử dụng hai yêu cầu cùng lúc: phải đẹp và phải tối ưu ngân sách. Hai điều này không mâu thuẫn nếu từ đầu đã xác định đúng mức ưu tiên.
Nếu ngân sách có giới hạn, Nhatrangevent không nhất thiết giảm chất lượng toàn bộ. Có thể giữ độ hoàn thiện tốt ở sân khấu, backdrop chính và khu check-in, sau đó tinh giản những mảng trang trí phụ. Một mô hình lớn có khả năng tạo điểm nhìn tốt đôi khi hiệu quả hơn năm hoặc sáu mô hình nhỏ đặt rải rác.
Summer Festival thường có không gian rộng. Khách tiếp nhận phần lớn hình ảnh ở khoảng cách vài mét hoặc xa hơn. Những chi tiết quá nhỏ, quá nhiều chữ hoặc các lớp trang trí cầu kỳ nằm sát mặt backdrop có thể tiêu tốn nhiều thời gian sản xuất nhưng gần như biến mất khi nhìn từ khoảng cách thực tế.
Trong những trường hợp này, hình khối lớn, đường nét rõ và tương phản hợp lý thường đem lại hiệu quả tốt hơn. Chi phí không nhất thiết thấp hơn ở từng chi tiết, nhưng tổng số lượng hạng mục có thể giảm trong khi không gian vẫn có độ đầy cần thiết.
Khi cổng, photobooth, sân khấu và booth được thiết kế độc lập, mỗi hạng mục thường phát sinh thêm chi tiết riêng để tự tạo điểm nhấn. Nếu xây dựng một hệ concept xuyên suốt ngay từ đầu, nhiều hình khối và họa tiết có thể được phát triển từ cùng một bộ nhận diện.
Không gian vì vậy vừa đồng bộ hơn, vừa tránh tình trạng mỗi khu vực phải sử dụng thật nhiều vật liệu mới đủ nổi bật.
Một trong những lợi thế lớn của việc tổ chức Summer Festival tại resort là khách hàng đã có sẵn một không gian đẹp. Biển, hồ bơi, thảm cỏ, hàng cây, kiến trúc và ánh sáng của địa điểm đều có thể trở thành một phần của concept.
Nếu tiếp tục dựng quá nhiều mảng trang trí, doanh nghiệp có thể vừa tốn thêm chi phí vừa che mất chính cảnh quan đã trả tiền để sử dụng. Trong trường hợp này, thiết kế thông minh là biết đặt điểm nhấn đúng vị trí.
Khu vực hồ bơi thường có tầm nhìn thoáng và nhiều bề mặt phản chiếu. Decor nên sạch, gọn và có màu sắc đủ tách khỏi mặt nước. Bãi cỏ rộng lại cần những điểm nhận diện có kích thước lớn hơn để không bị lọt thỏm trong không gian.
Nếu Summer Festival kết hợp cả hai khu vực, cách dẫn khách từ khu check-in đến sân khấu hoặc khu tiệc cần được tính từ đầu. Biển chỉ dẫn, ánh sáng lối đi và những chi tiết nhận diện trung gian lúc này không đơn thuần là trang trí mà còn giúp chương trình vận hành mạch lạc hơn.
Sự kiện doanh nghiệp luôn có mục tiêu phía sau phần trang trí. Đó có thể là gắn kết nhân viên, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm, tạo nội dung truyền thông hoặc đưa thương hiệu đến gần một nhóm khách hàng cụ thể. Nếu không hiểu mục tiêu này, phần decor rất dễ đẹp nhưng không giúp chương trình làm được điều doanh nghiệp cần.
Với ngày hội nhân viên, thiết kế nên tạo nhiều điểm tương tác và không gian chụp nhóm. Với hội nghị khách hàng kết hợp Summer Party, hình ảnh cần tiết chế hơn để giữ độ sang trọng. Với activation, booth và trải nghiệm sản phẩm phải được ưu tiên. Với chương trình của resort hoặc thương hiệu du lịch, không gian nên giúp khách muốn chụp và chia sẻ cảnh quan cùng thương hiệu thay vì chỉ chụp một bức tường backdrop.
Booth là nơi thương hiệu có cơ hội tương tác trực tiếp với khách. Nếu chỉ đặt một quầy, một bảng logo và nhân sự đứng phía sau, không gian đó đang sử dụng diện tích nhưng chưa tạo ra nhiều trải nghiệm.
Một booth activation Summer Festival nên trả lời được câu hỏi khách sẽ làm gì khi bước vào. Họ thử sản phẩm, chơi trò chơi, chụp ảnh, nhận quà, đăng ký thông tin hay xem trình diễn? Khi hành động chính được xác định, thiết kế mới có thể bố trí quầy, bảng hiệu, màn hình, khu trưng bày và vị trí nhân sự hợp lý.
Nhatrangevent cũng chú ý đến luồng ra vào của booth. Nếu chỉ có một lối nhưng hoạt động cần nhiều thời gian, khách dễ ùn lại phía trước. Với booth có lượng người tương tác lớn, thiết kế nên tính cách khách vào, trải nghiệm và rời đi mà không cản người phía sau.
Một Summer Festival đẹp vào ban ngày có thể mất gần hết hiệu ứng khi trời tối nếu ánh sáng chỉ được bổ sung vào phút cuối. Ngược lại, hệ thống đèn rất mạnh nhưng đặt sai góc có thể làm backdrop bị cháy sáng, logo khó nhìn hoặc khiến khách chụp ảnh không đẹp.
Vì vậy, phần trang trí sân khấu, màn hình LED, âm thanh ánh sáng sự kiện và khu check-in cần được tính cùng nhau. Vị trí đèn không nên che góc nhìn. Màu ánh sáng phải hỗ trợ bảng màu của concept. Hệ thống dây và thiết bị kỹ thuật cũng cần được xử lý để không phá vỡ hình ảnh tổng thể.
Không thể đưa ra một mức giá chung cho mọi chương trình bởi cùng là Summer Festival nhưng phạm vi công việc có thể khác hoàn toàn. Có chương trình chỉ cần sân khấu và photobooth. Có chương trình cần cổng chào, hệ thống booth, khu trò chơi, màn hình LED, âm thanh ánh sáng, bàn ghế, nhân sự, in ấn và nhiều khu decor riêng biệt.
Điều khách hàng nên quan tâm không chỉ là tổng giá cuối cùng mà là mỗi hạng mục bao gồm những gì. Backdrop sử dụng kết cấu nào, mức hoàn thiện ra sao, vận chuyển đã được tính chưa, lắp đặt và tháo dỡ có nằm trong phạm vi công việc không, thiết bị kỹ thuật có người trực trong chương trình hay chỉ bàn giao rồi rời đi.
Một báo giá rõ giúp doanh nghiệp biết phần nào là bắt buộc, phần nào có thể nâng cấp và phần nào có thể cắt nếu cần điều chỉnh ngân sách. Đây là cách tối ưu chi phí thực tế hơn nhiều so với việc chỉ yêu cầu giảm một tỷ lệ trên toàn bộ báo giá.
Một chương trình có thể liên quan đến thiết kế, in ấn, backdrop, sân khấu, booth, màn hình LED, âm thanh, ánh sáng, nhân sự và nhiều phần hậu cần khác. Nếu các đầu việc được tách cho quá nhiều đơn vị nhưng không có người kiểm soát tổng thể, vấn đề thường không nằm ở việc một bên làm sai mà ở chỗ các bên làm đúng phần của mình nhưng không khớp với nhau.
Backdrop có thể che mất một vị trí kỹ thuật. Màn hình LED có thể thay đổi kích thước khiến thiết kế sân khấu không còn đúng tỷ lệ. Booth giao trễ làm ảnh hưởng thời gian trải thảm và bố trí bàn ghế. Những chi tiết nhỏ này khi cộng lại rất dễ gây áp lực trong vài giờ cuối trước khi đón khách.
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói Nha Trang vì vậy có giá trị ở khả năng kiểm soát mối liên hệ giữa các hạng mục. Từ bản thiết kế đến sản xuất, vận chuyển, setup và bàn giao cần đi theo cùng một kế hoạch thay vì từng phần hoạt động độc lập.
Summer Festival Cam Ranh thường có điều kiện mặt bằng rất khác với những chương trình tổ chức trong khu vực trung tâm thành phố. Nhiều địa điểm có khuôn viên rộng, bãi cỏ, hồ bơi và không gian nghỉ dưỡng đã được đầu tư về cảnh quan. Đây vừa là lợi thế vừa đặt ra yêu cầu cao hơn cho phần trang trí.
Thiết kế tại Cam Ranh nên xem kiến trúc và cảnh quan của địa điểm như một phần của concept. Nếu khu vực tổ chức đã có tầm nhìn đẹp, phần decor nên làm nhiệm vụ đóng khung cảnh quan và đưa nhận diện thương hiệu vào đúng chỗ, thay vì che phủ bằng những mảng dựng quá lớn.
Khâu tổ chức Summer Festival Cam Ranh cũng cần chuẩn bị kỹ kế hoạch vận chuyển và thời gian setup. Những hạng mục lớn nên được kiểm tra kích thước, đường đưa vật liệu vào khu vực thi công và vị trí tập kết trước khi sản xuất để hạn chế việc phải chỉnh sửa tại hiện trường.
Với các chương trình Summer Event hoặc ngày hội doanh nghiệp triển khai tại Ninh Hòa, mặt bằng thực tế quyết định rất nhiều đến cách phân bổ hạng mục. Nếu không gian rộng nhưng lượng khách tập trung ở một khu vực nhất định, không cần cố trang trí toàn bộ diện tích.
Thay vào đó, nên xác định một vùng trung tâm gồm sân khấu, khu check-in và các hoạt động chính, sau đó dùng hệ thống nhận diện, biển hướng dẫn hoặc những điểm decor nhỏ hơn để kết nối với phần còn lại. Cách làm này giúp trang trí sự kiện Ninh Hòa có cảm giác đầy đủ mà ngân sách không bị dàn trải quá mức.
Không phải địa điểm nào tại Diên Khánh cũng có hạ tầng được thiết kế sẵn cho sự kiện. Vì vậy, trước khi chốt phương án decor, cần kiểm tra kỹ khu vực đặt sân khấu, điện, đường vận chuyển, nền thi công và hướng khách tiếp cận.
Với những không gian không quá lớn, việc cố đưa vào quá nhiều mô hình dễ khiến mặt bằng trở nên chật. Trang trí sự kiện Diên Khánh trong trường hợp này nên tập trung vào một backdrop đủ mạnh, sân khấu đúng tỷ lệ và một số điểm nhận diện có khả năng sử dụng thực tế thay vì chạy theo số lượng hạng mục.
Hai Summer Festival có thể cùng sử dụng chủ đề mùa hè nhưng không nên giống nhau. Doanh nghiệp khác nhau về màu thương hiệu, nhóm khách tham dự, mục tiêu tổ chức, địa điểm và ngân sách. Vì vậy, việc lấy một mẫu cũ rồi thay logo rất khó tạo ra một chương trình có dấu ấn riêng.
Nhatrangevent xây dựng phương án theo trình tự từ nhu cầu thực tế đến mặt bằng, sau đó mới phát triển concept và các hạng mục cần thiết. Với chương trình cần hình ảnh sang trọng, thiết kế được tiết chế từ màu sắc đến vật liệu. Với ngày hội nội bộ, không gian được mở hơn cho hoạt động và tương tác. Với activation, booth và luồng khách lại trở thành trọng tâm.
Định vị “Công ty tổ chức sự kiện số 1 Nha Trang Khánh Hòa” của Nhatrangevent không nên chỉ được thể hiện bằng việc làm sân khấu lớn hay sử dụng nhiều thiết bị. Giá trị cần nằm trong cách tư vấn đúng nhu cầu, kiểm soát thiết kế có thể thi công, tối ưu chi phí đúng chỗ và chịu trách nhiệm xuyên suốt từ khi nhận brief đến lúc hoàn thiện hiện trường.
Khảo sát không chỉ để đo chiều ngang và chiều cao. Đội ngũ cần nhìn cả hướng khách đến, vị trí chụp hình, những vật thể đã có sẵn, nguồn điện, mặt nền, khoảng cách vận chuyển và các khu vực cần giữ lối đi.
Nhiều quyết định có thể thay đổi sau khảo sát. Một backdrop có thể cần thu nhỏ để tạo khoảng lùi chụp tốt hơn. Sân khấu có thể đổi hướng để tránh ngược sáng hoặc mở tầm nhìn. Khu check-in có thể được chuyển sang vị trí khách buộc phải đi ngang thay vì nằm ở một góc ít người tiếp cận.
Khoảng cách giữa một file đẹp và một công trình đẹp nằm ở khả năng chuyển thiết kế thành vật liệu thật. Vì vậy, kích thước, kiểu kết cấu, cách chia module, vị trí ghép và phương án hoàn thiện nên được tính ngay từ giai đoạn thiết kế.
Cách làm này cũng giúp kiểm soát ngân sách sớm. Nếu một chi tiết đẹp nhưng chi phí sản xuất quá cao so với hiệu quả hình ảnh mang lại, có thể thay đổi ngay trên thiết kế thay vì đến lúc sản xuất mới phát hiện cần cắt giảm.
Sau khi setup, một hạng mục đúng kích thước chưa chắc đã đạt. Cần đứng tại khu vực khách bước vào để kiểm tra tên chương trình có dễ nhìn không, đứng tại vị trí chụp để kiểm tra bố cục backdrop, nhìn sân khấu từ khu vực cuối khách mời và xem toàn bộ không gian trong điều kiện ánh sáng thực tế.
Những điều chỉnh nhỏ ở giai đoạn này, như xoay một mô hình, dịch vị trí logo, chỉnh góc đèn hoặc mở rộng lối đi, đôi khi tạo khác biệt đáng kể cho trải nghiệm cuối cùng.
Khách tham dự hiếm khi biết backdrop được làm bằng vật liệu gì, khung bên trong được dựng như thế nào hay đội thi công đã mất bao nhiêu thời gian để căn chỉnh. Điều họ cảm nhận là khi bước vào không gian, mọi thứ có hợp lý hay không. Màu sắc có dễ chịu không, sân khấu có nổi bật không, khu check-in có khiến họ muốn chụp hình không và thương hiệu có xuất hiện một cách tự nhiên hay không.
Đó cũng là lý do trang trí Summer Festival Nha Trang không nên được đánh giá bằng số lượng mô hình hoặc tổng diện tích backdrop. Giá trị nằm ở việc mỗi khoản ngân sách được biến thành một phần có ý nghĩa trong trải nghiệm chung của chương trình.
Nếu cần một Summer Festival chuyên nghiệp, sang trọng và có khả năng triển khai thực tế, Nhatrangevent có thể đồng hành từ bước khảo sát địa điểm, xây dựng concept, thiết kế backdrop, photobooth, sân khấu, booth activation, in ấn, âm thanh ánh sáng đến thi công và hoàn thiện không gian. Phương án được xây dựng theo mặt bằng và nhu cầu thực tế để doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà vẫn giữ được hình ảnh cần có của chương trình.
Một chương trình mùa hè đáng nhớ không cần cố chứng minh mình đắt tiền. Chỉ cần khách vừa bước vào đã cảm nhận được sự chỉn chu, muốn dừng lại chụp một tấm hình và khi chương trình kết thúc vẫn nhớ được hình ảnh thương hiệu đứng phía sau trải nghiệm đó.
